Idemo odmah u glavu: izvršni sažetak je, općenito, sažeti prikaz ključnih informacija sadržanih u većem dokumentu. Služi za donošenje odluka, pa tako dobar izvršni sažetak omogućuje brzo donošenje informiranih odluka. Ukratko, izvršni sažetak je najvažniji dio vašeg poslovnog plana ili investicijske studije. Njega će čitati menadžeri, investitori, partneri i druge zainteresirane strane koje nemaju vremena ili potrebe čitati 80, 200 ili 400 stranica vaše analize. Provjerite kako ga napraviti i postići najbolje rezultate: o njemu možda ovisi uspjeh vaše sljedeće poslovne ideje!
KAKAV TREBA BITI IZVRŠNI SAŽETAK
Izvršni sažetak treba biti koncizan, jasan i prilagođen ciljanoj publici. A koliko bi trebao biti dugačak? Postoje suprotstavljeni stavovi. Većina autora preporučuje jednu do dvije stranice, a poznati evanđelist Applea, Wikipedije i Canve, Guy Kawasaki, preporučuje do tri. Dodaje kako bi izvršni sažetak trebao prodavati, a ne opisivati.
Koji su ključni elementi izvršnog sažetka? Razmotrite sljedeće:
- Uvod. Kratko predstavljanje poduzeća ili projekta. Jedan do dva odlomka, direktno, u glavu.
- Problem ili potreba. Opišite problem koji se rješava ili potrebe na tržištu. On ne smije biti malen ili beznačajan.
- Rješenje. Kratko opišite predloženo rješenje problema ili proizvod, odnosno uslugu. Budite konkretni.
- Analiza tržišta. Sažmite ciljano tržište i konkurente. Koliko poduzeća ili korisnika? Koliko eura? Dobro naciljajte svoju nišu. Malotko će financirati 0,01 posto od 10 milijardi eura.
- Financijski pregled. Uključite osnovne financijske pokazatelje i projekcije. To nisu samo prihodi ili imovina, ključan je cash flow.
- Vaš tim, odnosno ljudi. Ponudite pregled ključnih članova tima i njihovih kompetencija.
- Zaključak. Istaknite poziv na akciju ili sljedeće korake. Primjerice, tražimo 1,5 milijuna eura kapitala za 25 % udjela u naredna 3 mjeseca kako bismo mogli ostvariti cilj X.
KAKO JE NASTAO IZVRŠNI SAŽETAK
Iako ne postoji precizan trenutak u povijesti kad je izvršni sažetak formalno uveden, njegov razvoj može se pratiti kroz nekoliko ključnih faza u poslovnoj i akademskoj literaturi.
- Počeci kroz poslovno izvještavanje (od pedesetih do sedamdesetih godina prošlog stoljeća). Nakon posljednjeg svjetskog rata, uz rast korporativne birokracije i sve veći broj dioničara i menadžera, pojavila se potreba za sažetim izvještajima koji bi omogućili donošenje odluka bez čitanja čitavih analiza. Rani oblici izvršnih sažetaka pojavljuju se kao menadžerski sažeci unutar internih izvještaja korporacija, kao što su bili GE ili IBM.
- Standardizacija kroz poslovne planove (osamdesete). Tijekom rasta tržišta kapitala u SAD-u, a posebno rizičnog kapitala, izvršni sažetak postaje standardni dio poslovnog plana. Investitori su tražili brzi pregled projekta, njegove isplativosti i financijskih potreba. U tom razdoblju, izdan je niz vodiča i knjiga koji formaliziraju strukturu poslovnih planova. Tu se posebno ističe uloga izdanja Harvard Business Reviewa.
- Širenje kroz konzultantski sektor (od devedesetih do danas). Velike konzultantske kuće (McKinsey, BCG i dr.) počele su koristiti izvršne sažetke u svojim studijama slučaja, industrijskim analizama i strateškim preporukama.
Danas je lakše pripremiti ovakve sažetke uz pomoć umjetne inteligencije ili ga učiniti pitkijim uz razne softverske alate za pisanje. No, i dalje je dobro da izvršni sažetak pregleda osoba koja ga može promotriti iz perspektive vaše ciljane skupine.
RAZLIKA IZMEĐU IZVRŠNOG SAŽETKA I OBIČNOG SAŽETKA
Važno je razlikovati izvršni sažetak od sažetka (abstract). Dok je obični sažetak kratak pregled sadržaja dokumenta i obično se koristi u akademskim radovima, izvršni sažetak je detaljniji i namijenjen je poslovnim dokumentima. Ovaj pridjev izvršni odnosi se na izvršne, odnosno menadžerske funkcije. Dakle, izvršni sažetak povezan je s donošenjem odluka: mora biti koristan u tom procesu, inače ne vrijedi.
Jedna od ključnih autorica u ovom području je Barbara Minto, autorica knjige The Pyramid Principle (1985). Njena knjiga uvodi koncept hijerarhijskog strukturiranja informacija, što je danas standard u pisanju izvršnih sažetaka. Može se preporučiti i Purdueov vodič za pisanje izvršnih sažetaka. Ako ga dobro napišete, potencijalni investitor ili menadžer smatrat će analizu ili plan vrijednim daljnjeg proučavanja. S druge strane, ako naiđe na mnoštvo ispraznih fraza i malo konkretnih podataka, lako je moguće da će završiti na reciklaži ili iza ikone za smeće na zaslonu računala.
Ako vas zanimaju druge teme iz područja strategije i menadžmenta na ovom blogu, možete ih pronaći ovdje.
