Ako ste poduzetnik s prihodima od nekoliko stotina tisuća eura pa sve do desetak milijuna, jedna od tema koja vas zaokuplja je sigurno: kako povećati poslovanje bez linearnog rasta troškova? S povećanjem prihoda i zaposlenih, troškovi se vrlo lako gomilaju. A tu je i pritisak na rast plaća, zbog čega ste upravo na ovom blogu mogli čitati o važnosti jačanja produktivnosti. Zato sam opisao najčešćih 5 zabluda kod uvođenja softvera. Znate one priče o uvođenju ERP-a koji je koštao stotine tisuća eura, ali nikad nije zaživio? Ili prodajnog alata koji je skupo plaćen, ali još uvijek nije zamijenio pisanje u tekice? Takve scenarije želite izbjeći. Ovaj vam popis u tome može pomoći.
ZABLUDA #1: SOFTVER ĆE POPRAVITI NAŠE PROCESE
Najveća zabluda je kad pomislite da će tehnologija riješiti organizacijske probleme. Ako procesi unutar poduzeća nisu dobro posloženi, odnosno ako se ne zna tko, što i kada odobrava, radi ili odlučuje, softver će samo povećati kaos. Uz dodatne troškove.
Poduzeća koja su u fazi rasta s nekoliko desetaka ili stotinjak zaposlenika često pate od “uskog grla” u odlučivanju. Uvođenje softvera u takvoj situaciji samo stvara digitalni otpor: zaposlenici troše vrijeme u potrazi kako zaobići sustav tako da obave posao na stari način. Zaposlenici moraju razumjeti zašto se uvodi softver i kako će im pomoći.
Rješenje za ovu zbrku? Najprije dobro analizirajte i posložite procese koje želite automatizirati. Kaos se ne može digitalizirati ni automatizirati. Prvo nastupa struktura, a onda ubrzanje.
ZABLUDA #2: NE POSTOJI TEHNIČKI DUG
Tehnički gledano, tehnički dug ne postoji u bilanci. To je nevidljiva obveza, ali vrlo stvarna! Nastaje kada se odlučite za kompromisna ili kratkotrajna rješenja umjesto onih koja se mogu skalirati. Zamislite da vaš auto očekuje veliki servis od 1.500 eura za tisuću kilometara. Vrijednost sličnog vozila u oglasniku je 2.000 eura, ali ono vam zapravo vrijedi 500 eura jer ga bez tog servisa ne možete nastaviti voziti.
Kako možete prepoznati tehnički dug? On se manifestira kroz sve veće troškove održavanja, nemogućnost integracije s novim platformama i sve veću neusklađenost s vašim potrebama. Dakle, kamate na taj tehnički dug plaćate svakodnevno.
Što je poduzeće veće, to je tehnički dug opasniji, jer utječe na sve veći broj zaposlenika i procesa. Možda vas bankar neće ispitivati o tehničkom dugu kad budete tražili kredit. No, budite sigurni: ako budete željeli prodati svoje poduzeće, kupac će itekako biti svjestan tehničkog duga i on će jako utjecati na vrednovanje. Obrnuto, kvalitetan softver kojeg zaposlenici rado koriste itekako povećava vrijednost kompanije.
ZABLUDA #3: IT TEME SU ZA IT ODJEL
Vlasnici i menadžeri često dodijele proces uvođenja softvera vanjskim suradnicima ili mlađim kolegama jer su preopterećeni ili neupućeni. To je vrlo riskantan potez. Softversko rješenje mora odražavati viziju vlasnika i ciljeve u upravljanju rizicima.
Na primjer, ako sustav ne nudi izvještaje koji vam trebaju za praćenje naplate potraživanja ili ako ne omogućuju logiranje pristupa ključnim kupcima, onda biste se mogli naći neugodno iznenađeni kad se “prereže vrpca” ili se veliki kupci najednom presele kod konkurenta.
Softverska rješenja su tema koja mora uključiti vlasnike i menadžment jer se tiču svih svojih korisnika. Ako ključni resurs dodijelite na upravljanje nekom drugom, nemojte se čuditi ako njime bude upravljao kao “netko drugi”.
ZABLUDA #4: CUSTOM RJEŠENJA SU SAMO ZA KORPORACIJE
Mali i srednji poduzetnici često bježe od custom rješenja misleći da su preskupa, pa biraju generičke alate. Rezultat? Zaposlenici i dalje nerijetko troše 10, 20 ili 30 posto radnog vremena na manualni unos podataka ili slanje Excelica jer generički alat nije povezan s ostatkom poslovanja ili je previše kompliciran za korištenje.
Custom rješenja obično su skuplja u startu. No, ono što vlasnici i menadžment ne vide su ogromni troškovi tih 10, 20 ili 30 posto takvog poreza na neusklađenost i manjak automatizacije. Znate li koliki je bruto 2 trošak vašeg osoblja? Provjerite koliko vas zaista košta neuvođenje pravog rješenja na godišnjoj razini.
O tome kako manualno “ukucavanje” podataka povećava nezadovoljstvo zaposlenika ili koliko vas košta neiskorištavanje tržišnih prilika koje bi se moglo spriječiti uz pravi softver da i ne govorim.
ZABLUDA #5: SOFTVER JE GOTOV JEDNOM KAD SE ISPORUČI
Ako razgovarate o uvođenju softvera, razgovarajte i o njegovom unaprjeđivanju i održavanju. Jednom kad se isporuči, softver nije gotov. Razlog? Vaše se poslovanje stalno mijenja. Možda će vam se, jednom kad ga dobijete, otvoriti oči pa ćete željeti i ovu ili onu nadogradnju. Sigurno ćete trebati održavanje, tako da softver pouzdano radi u tehnološkom okruženju koje se stalno mijenja. To održavanje košta, ali je neodržavanje još skuplje.
Uvođenje softvera zato treba povjeriti nekome tko će pouzdano biti tu ne samo tijekom razvoja rješenja, nego i dugo nakon njegovog puštanja u pogon. Važna je i kvalitetna dokumentacija, počevši od specifikacije. Zato provjerite koliko dugo posluje i kakav je bonitet vašeg partnera za razvoj softvera te koliko detaljno dokumentira prijedlog, a onda i izvedbu rješenja.
Ako je oboje na mjestu, onda možete biti sigurni da ste našli partnera na kojeg se možete osloniti.
***
Autor: Tomislav Horaček
Tomislav Horaček je magistar inženjer elektrotehnike i procesnog računarstva te vlasnik softverske kompanije TT Media d.o.o. Osim u razvoju web, mobilnih i desktop aplikacija, ima bogato iskustvo i u Web3 tehnologijama (osobito Cardano) te je vodio softverski intenzivne enterprise projekte, sudjelovao u razvoju niza međunarodnih startupova kao full-stack softver inženjer, solution architect i voditelj tima. Kad nije u zagrebačkom uredu, opušta se na selu uz šaranski ribolov.
Ovo je članak iz nove serije, Gostujući članci.
