Jedan od najvećih izazova u planiranju i evaluaciji investicija je procjena troškova. I dok je neke, poput troškova nabave strojeva ili zemljišta, relativno jednostavno izračunati, postoje i oni koji nisu tako očiti. Zato se obično zovu skriveni troškovi. U nastavku donosim pregled ovih troškova prema 5 odabranih kategorija te načine kako ih možete prepoznati ili srezati.
SKRIVENI TROŠKOVI U TRANSAKCIJAMA I FINANCIRANJU
U ovom je području važna financijska pismenost: dobro razumijevanje financijskih proizvoda i usluga. Najčešći skriveni financijski troškovi su: troškovi korištenja bankarskih usluga i naknada, naknade za obradu plaćanja kod kartičnih uplata, troškovi osiguranja otplate zajma (npr. troškovi police ili bjanko zadužnice, odnosno kasko osiguranja kod leasinga) i troškovi obrade kredita, odnosno leasinga.
Kako prepoznati ili umanjiti ove troškove?
Kad pripremate poslovni plan, tražite od pružatelja usluge kartičnog plaćanja da vam pošalje ponudu s detaljnim ispisom troškova. Ako razmatrate kredit ili leasing, raspitajte se o uvjetima, povezanim troškovima te potrebnim jamstvima i osiguranjima. Svakako uspoređujte ponude prema ukupnom trošku, a ne prema visini mjesečne obveze! Ove troškove možete smanjiti tako da prikupite što više ponuda i pronađete najpovoljniju.
SKRIVENI TROŠKOVI OSOBLJA
Osoblje je najveće bogatstvo poduzeća, ali može biti i veliki generator neočekivanih troškova. Primjerice, valja najprije računati s time da je zaposlenika potrebno pronaći i odabrati prije zaposlenja, a uključiti onboarding i treninge nakon zaposlenja. U većini slučajeva još će proći neko vrijeme prije nego dosegne željenu produktivnost. Kad uračunate sve ove troškove, bez uračunavanja rizika da će zaposlenik možda biti loš fit, skriveni troškovi zapošljavanja kod složenijih poslova često iznose i do nekoliko bruto plaća prije nego zaposlenik dosegne željenu samostalnost i produktivnost na novom radnom mjestu. A nakon što se zaposli, valja povremeno računati i s bolovanjima, koja za prvih 42 dana plaća poslodavac, kao i s vremenom godišnjih odmora i dopusta. Tu su i dani dodatnih treninga i obrazovanja, interni rad (npr. sastanci), božićnice i nagrade… sve to valja uzeti u obzir kod planiranja zapošljavanja kako kasnije ne bi bilo neugodnih iznenađenja.
Kako prepoznati ili umanjiti ove troškove?
Ako se bavite uslužnim djelatnostima, u idealnom slučaju možete računati s oko 1.200 efektivnih radnih sati godišnje (200 dana x 6 sati), bez prekovremenih sati. To će vam već pomoći da vaš izračun ne bude utemeljen na neostvarivoj razini produktivnosti. Savjetujte se s računovođom oko mogućnosti da povećate neto isplate radnicima preko raznih mogućnosti neoporezivih isplata, kao što su naknade troškova smještaja i prehrane ili nagrade za radne rezultate. Tako možete smanjiti bruto opterećenje rada. Pronađite pouzdanog partnera za zapošljavanje (pronalaženje i odabir kandidata).
A TEK SMO DOŠLI DO NAJTEŽEG DIJELA: INVESTICIJA!
Kao što sam nedavno pisao, često se događa da razmatramo samo jednokratni trošak investicije, a zaboravimo da:
- postoje transakcijski i pravni troškovi povezani s nabavkom
- strojeve i opremu treba održavati
- postoje režijski troškovi povezani s novom imovinom
- skuplji strojevi i oprema trebaju biti osigurani
- zaposlenike treba obučiti za rad s novim strojevima
- često treba nabaviti i dodatni softver ili dijelove
- za brojne investicije treba ažurirati procedure vezane uz zaštitu na radu.
Ovo je samo nekoliko skrivenih, operativnih troškova koji su povezani uz investicije u dugotrajnu imovinu, odnosno jednokratne troškove njihove nabave (CAPEX). Ovdje sam naveo primjer strojeva ili opreme, no to su mogle biti i nekretnine, poput skladišta ili uredskih prostora.
Kako prepoznati ili umanjiti ove troškove?
Nemojte srljati ako vam se neka nabavka učini dobrom prilikom. Dobro proučite i popišite troškove te se posavjetujte s onima koji su već nabavili sličan stroj ili opremu. Koliko je moguće, detaljno provjerite stanje dugotrajne imovine prije nabavke. Određene vrste imovine, poput vozila i radnih strojeva, nude pakete održavanja po jedinstvenoj cijeni: to može biti dobra ideja kako biste ograničili svoje troškove u tom razdoblju.
SKRIVENI TROŠKOVI SOFTVERA
Uzmimo primjer: planirate izradu web stranice za budući ili trenutni posao. Dobivate jednostavnu ponudu, uplatite i – to je to! Osim što nije. Web stranica treba sadržaj, poput tekstova i fotografija. Tu je i potencijalni trošak domene i hostinga. A jednom kad je izradite, treba je i održavati.
O tome sam mnogo naučio kroz više od desetljeća pisanja ovog bloga. Čak i ako trebate statičnu web stranicu za mali obrt, provjerite je li uključena izrada/odabir fotografija, tko dostavlja tekst te koliki će biti trošak održavanja u narednom razdoblju. Dobar izvođač će vjerojatno o tome razgovarati s vama prije nego što vam uopće izda ponudu. Nadalje, svaki softver o kojem razmišljate može uključivati troškove nadogradnji, proširenja i treninga osoblja. Više puta sam vidio kako poduzetnici pokušavaju uvesti novi ERP ili sustav za praćenje prodaje, no ne uključuju zaposlenike u fazi planiranja i razmatranja ponuda pa na kraju sustav nikad ne zaživi, a novac bude bačen u vjetar. Tu su i troškovi povezani sa cybersigurnošću.
Konačno, za napredniji softver katkad treba mijenjati i hardver. Kažu mi da DaVinci Resolve i prašnjavi laptop iz ladice s 4 GB RAM-a jednostavno nisu dobar par.
Kako prepoznati ili umanjiti ove troškove?
Prije nego uvedete ili kupite novi softver, provjerite kakvi su troškovi kod širenja poslovanja te dijele li vaši suradnici i zaposlenici vašu viziju. Inače biste mogli plaćati licence uzalud. Nerijetko proizvođači softvera imaju vlastite programe onboardinga i edukacija: to bi moglo smanjiti vjerojatnost da ga zaposlenici neće znati (dobro) iskoristiti. Kad razmatrate web stranicu, dobro je da razgovarate i o budućim troškovima i mogućnostima nadogradnji, a ne isključivo o inicijalnom jednokratnom iznosu.
ŠTO AKO SE BAVITE TRGOVINOM ILI PROIZVODNJOM?
Ako ste u maloprodaji ili ste (budući) vlasnik OPG-a, onda valja razmotriti i neke dodatne skrivene troškove koji bi vas mogli pogoditi. Neki od njih su:
- troškovi kala ili otpisa zaliha, jer neke zalihe mogu propasti ili se oštetiti
- stjecanje dozvola i certifikacija, poput MTU-a
- poštarina i transport
- režijski troškovi
- korisnička podrška, jer ćete trebati, u najmanju ruku, sistematiziranu mogućnost praćenja ticketa, a kasnije i osoblje koje će brinuti isključivo o ovom segmentu poslovanja, osobito ako se radi o web trgovini
- troškovi oglašavanja, koji su redovito podcijenjeni (oglase nerijetko najprije treba izraditi, tiskati ili pripremiti/zakupiti prava na fotografije, sve to prije nego platite efektivni trošak za Google/Metu ili trošak emitiranja na televiziji)
- pravni troškovi (izrada ugovora, politike privatnosti, savjetovanje kod većih ulaganja i poslova)
- financijsko savjetovanje, jer bolje je platiti konzultanta nego uložiti stotine tisuća eura bez kvalitetne računice.
Kako prepoznati ili umanjiti ove troškove?
Postoje grupe i organizacije koje vam mogu pomoći da preciznije utvrdite ove troškove te pronađete načine kako ih umanjiti. U online trgovanju je to, primjerice, udruga Ecommerce Hrvatska, koja ima edukativne programe i široku mrežu članova. Dobar računovodstveni servis bit će, isto tako, od velike pomoći, osobito ako ima iskustva u vašoj djelatnosti.
NA KONCU: VRIJEME KOŠTA, A BRUTO NIJE NETO
Velika je greška kad ne računamo trošak vlastitog vremena, kao da nismo dužni isplatiti plaću samom sebi. Ako to već ne činite, počnite voditi evidenciju i za one sate koje trošite za potrebe vlastitog poduzeća, a ako je potrebno, po različitim stavkama (npr. skladište, marketing, pravni poslovi). Tako ćete bolje razumjeti gdje vam odlazi vrijeme i koliko vas neki poslovi stvarno koštaju.
Tako ćete lakše moći prepoznati isplati li vam se delegirati neki posao vanjskom izvođaču ili servisu. Često vidim i da se miješa bruto i neto, kao da su poduzeće i vlasnik isti entitet, a vlasnik je jedini zaposlenik. Ako si u tom slučaju želite isplatiti neto plaću od 1500 eura, ne možete jednostavno računati s 15 eura po satu. Ponajprije zbog toga što je bruto 2 za tu neto plaću kudikamo veći, a još više zato što imate puno ostalih troškova. Bruto mora pokriti sve skrivene i otkrivene troškove, tako da ćete ovu satnicu morati množiti s barem 3 ili 4. Osim ako ne želite brzo staviti ključ u bravu.
